Lomakkeet ja rekisterit

Lomakkeet

Lomakkeet  otsikkopalkin linkeissä löydät sähköiset lomakkeemme:
Viesti,
Jäsenanomus (valmistuu pian),
Kannatusjäsenanomus (valmistuu pian)  ja
Perhetietolomakkeen (viimeistelyä vailla), jolla voit ilmoittaa tietosi sukututkimusrekisteriin.

Rekisterit

Yhdistyksemme ylläpitää jäsenrekisteriä ja sukututkimusrekisteriä.

Jäsenrekisteri

Sääntöjemme ja tietosuojalain mukaisesti pidämme yllä jäsenluetteloa. Yhdistyksen jäsenluettelo on henkilötietolaissa (toukokuusta 2018: tietosuojalaki) määritelty henkilörekisteri. Siihen on merkittävä vähintään kunkin jäsenen koko nimi sekä kotipaikka. Jäsenrekisteri sisältää usein lisäksi jäsenten yhteystiedot, jäsenmaksutietoja, jäseneksi liittymisen ajankohdan ja muita yhdistyksen toiminnan kannalta oleellisia tietoja.

Lisätietoja jäsenrekisterien ylläpidosta mm.  tästä linkistä:
http://www.kotiseutuliitto.fi/tietopankki/jarjestoosaaminen/jasenrekisteri-rekisteriseloste#.WlkwhBiXxQ4.facebook

Sukuseuramme Jäsenrekisteriseloste löytyy Sukuseura/Lomakkeet ja rekisterit  -otsikon linkistä.

Sukututkimusrekisteri 

Sukuseuran ylläpitämä sukututkimusrekisteri pohjautuu n.k. Sinisestä Kirjasta siirrettyihin tietoihin. Muina tietolähteinä käytetään väestörekisterijärjestelmää  sekä henkilöiltä itseltään saatuja tietoja. Rekisterissä voi olla myös julkisiin tietolähteisiin pohjautuvaa tietoa, jonka oikeellisuus on pyritty selvittämään.

Seuran sukututkimusrekisterissä käytetään Henry Tudermanin kehittämää   kirjaintunnuksiin perustuvaa merkintätapaa. Siinä kantaisä merkitään A-kirjaimella, hänen lapsensa esim. AA, AB, Ac jne. Esimerkissä AA on ensimmäinen lapsi ja poika, AB on toinen lapsi ja poika, Ac on kolmas lapsi ja tyttö. Eli lapsen kohdalla vanhemman tunnuksen jälkeen lisätään aakkonen, joka on iso tai pieni kirjain riippuen lapsen sukupuolesta.

Henkilötietolaki säätelee rekisteriin kerättyjen ja tallennettujen elossa olevien henkilöiden tietojen käsittelyä ja suojaamista. Sukututkimusrekisteriin saa tallentaa ainoastaan sellaisia tietoja, joiden keräämiseen sukututkijalla on lupa. Käytännössä tämä tarkoittaa kaikkia muita kuin elossa olevien arkaluonteisia henkilötietoja.

Sukututkija saa erilaisista lähdeaineistoista kerätä henkilöiden perustiedot ja muut suku- ja henkilöhistorian kannalta tarpeelliset tiedot. Perustietoihin kuuluvat myös henkilön puoliso ja lapset. Myös valokuva on henkilötieto.

Elossa olevien arkaluontoisten tietojen keräämiseen ja tallentamiseen on aina ehdottomasti saatava lupa henkilöltä itseltään. Seuraavat henkilötiedot ovat arkaluonteisia:

– yhteiskunnallinen, poliittinen tai uskonnollinen vakaumus ja ammattiliittoon kuuluminen; näitä tietoja voidaan kerätä, jos rekisteröity on itse saattanut ne julkisiksi
– rotu tai etninen alkuperä
– rikollinen teko, rangaistus tai muu rikoksen seuraamus
– terveydentila, sairaus tai vammaisuus, hoitotoimenpiteet tai niihin verrattavat toimet
– seksuaalinen suuntautuminen tai käyttäytyminen
– sosiaalihuollon tarve tai saadut sosiaalihuollon palvelut, tukitoimet ja muut sosiaalietuudet

Rekisteriote. Henkilötietolain mukaan jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tietää mitä tietoja hänestä on järjestelmään tallennettu.  Halutessasi voit pyytää rekisterinhoitajan lähettämään sinulle rekisteriotteen omista tiedoistasi.

Kielto- ja rajoitusoikeus. Henkilöllä on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käsitteleminen tai rajata joku tieto käsittelyn ulkopuolelle. Kielto koskee myös hänen puolisonsa ja alaikäisten lastensa tietoja.  Kielto-oikeutta  käyttänyttä henkilöä ei saa poistaa sukututkimusrekisteristä, vaan kielto tulee merkitä hänen kohdalleen. Kun aineistoa siirretään esim. sukujulkaisun pohja-aineistoksi tai luovutetaan toiselle sukututkijalle, otetaan kielto tai rajoitus huomion ja henkilöiden nimen sijasta käytetään esimerkiksi merkintää ”mies, syntynyt 1946”.
Jos haluat käyttää kielto-oikeuttasi, ilmoita siitä ja sen laajuudesta sukututkimusrekisterinhoitajalle sähköpostilla: paula.virmasalo(at)saunalahti.fi tai postilla: Paula Virmasalo, Härkölahdentie 421 C, 40950 Muurame.

Rekisterinhoitajat

Paula Virmasalo, paula.virmasalo(at)saunalahti.fi
os. Härkölahdentie 421 C, 40950 Muurame

Marketta Koivisto, marketta.koivisto(at)gmail.com
os. Gresantie 15 E 40, 02700 Kauniainen

Sukututkimusreisterimme rekisteriseloste löytyy Sukuseura/Lomakkeet ja rekisterit  -otsikon linkistä.

Scroll Up