|
Sukukokous 2013 – Toimintakertomus 2010 – 2013
BÄR/BÄHR -SUKUSEURA RY:N TOIMINTAKERTOMUS KAUDELTA 2010 – 2013
Virtain sukukokouksen jälkeen sukuseura on siirtynyt sähköiseen tietohallintoon. Hallitus on tarkentanut toiminnassaan henkilötietolain vaatimuksia rekistereiden ylläpidossa ja arkistoinnissa. Siksi on jäsenrekisterimme muutettu sähköiseen muotoon ja Sinisessä Kirjassa olevat tiedot ja ennen hajallaan olevat päivitykset ja korjaukset siirretty sähköiseen sukututkimusrekisteriin. Sukututkimusrekisteristä vastaavat Paula Virmasalo ja Marketta Koivisto. Rekistereitä koskeva tiedotusvelvollisuus tullaan hoitamaan mm. kotisivujemme kautta.
Sukuseuran hallituksen tiedot on päivitetty Patentti- ja Rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin.
Sukuseuramme on hyväksytty joulukuussa 2012 Sukuseurojen Keskusliitto ry:n jäseneksi. Jäsenyyden myötä saamme toimintamme tueksi paljon hyödyllistä tietoa. Puheenjohtaja Irina Baehr-Alexandrowsky edusti sukuseuraamme Sukuseurojen Keskusliiton kevätkokouksessa 25.5.2013, jossa mm. käsiteltiin EU:ssa vireillä olevaa tietosuoja-asetuksen muutosta, jolla olisi sellaisenaan merkittäviä vaikutuksia sukututkimukseen ja sukuseurojen toimintaan. Nykyinen EU-sääntely on vuodelta 1995.
Sukuseuran kotisivuja on työstetty tiiviisti. Toivomme, että kotisivut auttavat meitä tavoittamaan ja informoimaan entistä suuremman joukon sukulaisia ja aktivoimaan jäseniksi myös nuorempia. Sivujen avulla on tavoitteena kerätä ajantasaista tietoa sukututkimusrekisteriin ja jäsenrekisteriin. Kotisivuista vastaavat Irina Baehr-Alexandrowsky ja Paula Virmasalo. Kotisivut julkaistaan sukukokouksessa 16.6.2013. Sivujen ulkoasun toteutuksessa on käytetty ulkopuolista graafikkoa ja MMD Networks Oy on valittu hoitamaan domain- ja webbhostingpalvelut. Muuten kotisivujen sisältö toteutetaan omin voimin.
Alun perin Marketta Koiviston ideasta omasta sukuseuran nimikkoviineistä hallitus on valinnut sukuseuralle neljä Château Carsinin viiniä. Mikko Kivekkään avulla on saatu yhteys Juha Berglundiin, jonka omistamalta viinitilalta Ranskassa voi tilata viiniä sukuseuran omalla takaetiketillä. Etiketin on suunnitellut Veli-Pekka Bäckman ja Irina Baehr-Alexandrowsky. Marketta Koivisto esittelee viinit sukukokouksessa.
Hallitus pyysi jäsenkirjeellä jäseniltä ehdotuksia sukuseuran logoksi. Ehdotuksia tuli Jukka Vaajakalliolta ja Veli-Pekka Bäckmanilta. Bär/Bähr -sukuseuran tekstiosio on Jukka Vaajakallion tekemä ja Veli-Pekka Bäckmanin muotoilema karhuntassu kuvaa sopivasti sukuamme.
Varsinaiselle sukukokoukselle ehdotetaan sääntöihin muutoksia, jotta ne vastaisivat nykyistä käytäntöä ja mahdollistaisivat yhä useamman halukkaan osallistumisen toimintaan sekä kattaisivat seuran ylläpitämät rekisterit.
Hallitus on kokoontunut kuusi kertaa ja vuosittain on sääntöjen mukaisesti tarkastettu ja allekirjoitettu tilit. Puheenjohtajana on toiminut Irina Baehr-Alexandrowsky, muut jäsenet ovat Mikko Kivekäs, Marketta Koivisto, Leena Koskinen, varapuheenjohtaja, Paula Virmasalo ja Riitta Juusela, sihteeri. Varainhoitajana toimi ensin Marketta Sarta ja toukokuusta 2012 alkaen Pipsa Koivisto.
Helsinki 9.6.2013
Hallitus
Sukukokous 2013 – Tanskalainen lounas
Tanskalainen lounas 16.6.2013
Makea mehukeitto lasissa
Punakaalia, etikkakurkkuja, vihreätä salaattia,
tomaattia, currysilliä, savumakrillia
Lihapullia, ruskeata kastiketta
Ahventerriini, remouladekastiketta
Gratinoitu kasvisvuoka, keitettyjä perunoita
Jugurttivaahtoa ja vadelmakeittoa
Kahvi, tee, mehu
Viinit
Château Carsin L’Étiquette Blanche 2011
Château Carsin L’Étiquette Grise 2010
Château Carsin Rouge 2011
Château Carsin Cuvée Noire 2009
Sukukokous 2013 – kokouksen pöytäkirja
Bär/Bähr -sukuseura ry:n vuosikokouspöytäkirja
Aika: 16.6.2013 klo 13.00
Paikka: Kulttuurikeskus Sofia, Helsinki
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Irina Baehr-Alexandrowsky avasi kokouksen.
2 Kokouksen järjestäytyminen
Vuosikokouksen puheenjohtajaksi valittiin Irina Baehr-Alexandrowsky, varapuheenjohtajaksi Leena Koskinen, sihteeriksi Marketta Koivisto sekä pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi Ilkka Wäyrynen ja Veli-Pekka Bäckman.
3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kutsut oli lähetetty kuukautta
ennen kokousta.
4. Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin.
5. Toimintakertomuksen hyväksyminen
Vuosien 2010 – 2013 toimintakertomus hyväksyttiin yhdellä korjauksella. (Liite 1)
6. Tilikertomus
Seuran rahastonhoitaja esitteli vuosien 2011 – 2012 tilit. (Liite 2)
Vuoden 2010 tilit olivat nähtävänä.
7. Tilien hyväksyminen ja vastuuvapauden myöntäminen
Toiminnantarkastaja Veikko Salminen esitteli tilintarkastuskertomuksen (Liite 3) ja esitti vastuuvapauden myöntämistä. Vastuuvapaus myönnettiin.
8. Toimintasuunnitelma vv. 2013 – 2016
Tulo- ja menoarvioesitys
Jäsenmaksun suuruus
Toimintasuunnitelma vuosille 2013 – 2016 liitteenä. (Liite 4). Lisäyksenä toimintasuunnitelmaan esitettiin tavoitteeksi suvun juurien kartoittamista; ensimmäisenä askeleena kantavanhempien Johan Christian Baehrin ja Karen Schmidtin sukujuuret.
Jäsenmaksun suuruudeksi päätettiin 20 euroa/vuosi.
9. Uusien hallitusjäsenten valinta
Erovuorossa ja eroa haluavan Riitta Juuselan tilalle valittiin Anna Wäyrynen. Erovuorossa oleva Irina Baehr-Alexandrowsky valittiin uudelleen ja eroa haluavan Leena Koskisen tilalle valittiin Kirsti Poikonen.
10. Tilintarkastajien valinta
Tilitarkastajiksi valittiin Veikko Salminen ja Riitta Raivio.
11. Sääntömuutokset
Tämän pykälän kohdalla puheenjohtajana toimi varapuheenjohtaja Leena Koskinen koska puheenjohtaja Irina Baehr-Alexandrowsky oli jäävännyt itsensä esittelemään sääntömuutokset adoptionsa vuoksi.
Hallituksen ehdottamat sääntömuutokset hyväksyttiin. (Liite 5)
12. Muut asiat
Sovittiin, että jäsenmaksun maksaneelle jäsenelle lähetetään ilmoitus jäsenmaksun perille tulosta.
13. Kokouksen päättämien
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.30.
Irina Baehr-Alexandrowsky Marketta Koivisto
Puheenjohtaja Sihteeri
Pöytäkirjan tarkastajat:
Veli-Pekka Bäckman Ilkka Wäyrynen
Sukukokous 2013 – kokouksen esityslista
BÄR/BÄHR -SUKUSEURA ry:n VUOSIKOKOUS
Aika: 16.6.2013 alkaen klo 13.00
Paikka: Kulttuurikeskus Sofia, Helsinki
ESITYSLISTA
1. KOKOUKSEN AVAUS
2. KOKOUKSEN JÄRJESTÄYTYMINEN
Valitaan kokouksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri ja
kaksi pöytäkirjan tarkastajaa, jotka toimivat samalla äänten laskijoina.
3. KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS
4. ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN
5. TOIMINTAKERTOMUKSEN HYVÄKSYMINEN
6. TILIKERTOMUS
7. TILIEN HYVÄKSYMINEN JA VASTUUVAPAUDEN
MYÖNTÄMINEN
8. TOIMINTASUUNNITELMA VV. 2013 – 2016,
TULO- JA MENOARVIOESITYS SEKÄ JÄSENMAKSUN SUURUUS
9. UUSIEN JÄSENTEN VALINTA HALLITUKSEEN
Erovuorossa Riitta Juusela ja Irina Baehr-Alexandrowsky.
Eroa on pyytänyt Leena Koskinen.
10. TILINTARKASTAJIEN VALINTA
11. SÄÄNTÖMUUTOSEHDOTUKSET
12. MUUT ASIAT
13. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN
Sukukokous 2013
Karhuntassunjäljet johtivat sunnuntaina 16.6.2013
Kulttuurikeskus Sofian auditorioon.
Tanskan suurlähettiläs Jens-Otto Horslund muisti sukuseuraamme tervehdyksellä.
Toimintasuunnitelma kaudelle 2013 – 2016
BÄR/BÄHR -SUKUSEURA RY:N TOIMINTASUUNNITELMA KAUDELLE 2013 – 2016
- Rekistereiden aktiivinen ylläpito: henkilötietojen ajan tasalle saattaminen.
- Suunniteltava kotisivujen sisältö mielenkiintoiseksi. Vertaa jäsenhankinta.
- Viestintä kotisivujen kautta. Riittävää ja kattavaa vuorovaikutusta.
- Aktivoida sukuseuran toimintaa järjestämällä esim. epävirallisia tapaamisia kerran/kaksi vuodessa; teatteria, konsertteja, taidenäyttelyitä, retkiä esim. Suomalaisen kirjan museoon.
- EU-tietosuoja-asetuksen seuranta
- Aktiivisuutta Sukuseurojen keskusliittoon päin. Tutustuminen muihin sukuseurojen jäseniin. SSK:lla esim. talkoovoimien tarvetta.
- Jäsenmaksujen seuranta. Vertaa kotisivut.
Sukukokous kutsuu – Astu Bährien jäljille
SUKUKOKOUS KUTSUU – ASTU BÄRIEN JÄLJILLE!
Bär/Bähr -sukuseura ry:n sääntömääräinen sukukokous pidetään sunnuntaina 16.6.2013 alkaen klo 12.30 Kulttuurikeskus Sofiassa, Kallvikintie 28, 00980 Helsinki.
Sääntömääräisen sukukokouksen lisäksi ohjelmassa tanskalainen lounas, sukuseuran kotisivujen julkaisu, Bähr-sukuseuran nimikkoviinien lanseeraus, Veli-Pekka Bäckmanin säveltämän H.C. Andersenin Kullanmuru-satuun pohjautuvan musikaalin esittely.
Lapsille on järjestetty omaa ohjelmaa!
Seuramme on liittynyt Sukuseurojen Keskusliitto ry:n jäseneksi. Meneillään on myös jäsenrekisterin ja sukututkimusrekisterin muuttaminen sähköisiksi ja niiden saattaminen ajan tasalle. Hallitus esittää sukukokoukselle myös sääntömuutoksia koskien seuran jäsenyyttä sekä sen ylläpitämiä rekistereitä.
Tule vaikuttamaan sukuseurasi toimintaan. Äänioikeus on jokaisella jäsenmaksun maksaneella jäsenellä. Voit osallistua sukukokoukseen vaikka et olisikaan seuran jäsen. Koska osoitteistomme ovat vaillinaiset, kerrothan kokouksesta myös sukulaisillesi.
Ilmoittaudu sukukokoukseen maksamalla osanottomaksun (aikuiset 30 €, lapset 4-12 v 10 €, lapset alle 4 v maksutta) 31.5.2013 mennessä Bär/Bähr -sukuseura ry:n tilille FI9511465001059999.
Sukukokousmaksu sisältää tervetulokahvin ja lounaan.
Samalle tilille voit maksaa myös sukuseuran jäsenmaksun,
20 €/vuosi, jos et ole sitä vielä maksanut.
Kokouksen yhteydessä esitellään sukuseuran viinit omalla
takaetiketillä. Voit ostaa suvun n.k. Sinistä Kirjaa ja Perhe=albumia Bär=Bähr=Baehr. Jos tilaat etukäteen sihteeriltä sukukirjat, voit lunastaa ne sukukokouksessa.
Kuinka pääsen Sofiaan?
Omalla autolla (ilmainen parkkipaikka). Katso ohjeet reittioppaasta.
Kampin tai Rautatieaseman metroasemilta pääset Vuosaaren metroasemalle, josta on n. 2 km. Sofiaan. Vuosaaren metroasemalta
saat tarvittaessa taksin tai jos tarvitset kuljetusta ota yhteyttä Irinaan.
Jos haluat majoittua Sofian viihtyisässä hotellissa, ota yhteyttä
suoraan Kulttuurikeskus Sofiaan, puh. 010 277 900, sähköposti:
reception@kulttuurikeskussofia.fi ja käytä neuvottelemaamme
tarjoushintaa 2 hh 90 €/vrk tai 1hh 70 €/vrk.
Tervetuloa sukukokoukseen!
Bär/Bähr -sukuseura ry:n hallitus
Helsingissä 10.5.2013