SÄÄNNÖT 16.6.2013
1§ NIMI JA KOTIPAIKKA
Yhdistyksen nimi on Bär/Bähr-sukuseura ry. ja sen kotipaikka on Virtain kaupunki ja toimialueena koko maa.
2§ TARKOITUS JA TOIMINTA
Yhdistyksen tarkoituksena on vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvaisuuden tunnetta jäsenten keskuudessa järjestämällä kokouksia, keräämällä ja arkistoimalla sukua koskevaa tietoutta, selvittämällä suvun vaiheita sekä saattamalla tutkimustyön tulokset jäsenten tietoon jatkuvasti luetteloimalla suvun jäsenet. Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja, omistaa kiinteistöjä ja osakkeita sekä toimeenpanna asianmukaisen luvan saatuaan arpajaisia ja rahankeräyksiä.
3§ JÄSENET
Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi hyväksytään jokainen 18 vuotta täyttänyt, joka polveutuu isän tai äidin kautta Johan Christian Bäristä, tai joka on avioliiton tai adoption kautta tähän sukuun liittynyt. Kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea seuran tarkoitusta ja toimintaa. Varsinaisen jäsenen ja kannatusjäsenen hyväksyy hakemuksesta seuran hallitus. Kunniapuheenjohtajaksi tai – jäseneksi voidaan hallituksen esityksestä seuran sukukokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa. Kunniapuheenjohtajia ja kunniajäseniä lukuun ottamatta kaikkien seuran jäsenten tulee suorittaa yhdistyksen varsinaisen sukukokouksen vahvistama jäsenmaksu vuosittain. Jäsenmaksu määrätään erikseen varsinaisille jäsenille ja kannatusjäsenille. Yhdistyksen jäsenistä tulee hallituksen pitää jäsenluetteloa.
4§ HALLITUS
Yhdistyksen hallitus valitaan varsinaisessa sukukokouksessa joka kolmas vuosi.
Hallitukseen kuuluu kuusi (6) jäsentä, joista joka kolmas vuosi kaksi (2) on erovuorossa. Kahdella ensimmäisellä kerralla erovuoroiset määrätään arvalla. Erovuoroinen voidaan valita uudelleen.
Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä ottaa sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä vähintään kaksi (2) muuta jäsentä on saapuvilla.
Päätökset tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Hallituksen kutsuu koolle puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja, kun he katsovat siihen aihetta olevan tai kun vähintään kaksi (2) hallituksen jäsentä sitä vaatii.
5§ YHDISTYKSEN NIMEN KIRJOITTAMINEN
Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, jompikumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.
6§ TILIT
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.
Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen kausikertomus on annettava tilintarkastajalle viimeistään neljä (4) viikkoa ennen sukukokousta. Tilintarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen sukukokousta.
7§ YHDITYKSEN KOKOUKSET
Yhdistyksen kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään 30 vrk. ennen kokousta joko lähettämällä kutsu kirjallisena kullekin jäsenelle tai julkaisemalla kutsu valtakunnallisessa sanomalehdessä.
8§ YHDISTYKSEN VARSINAISET KOKOUKSET
Yhdistyksen varsinaiset kokoukset pidetään kolmen (3) vuoden välein huhti– syyskuun aikana. Hallitus määrää päivämäärän ja kokouspaikan.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen sukukokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta kirjallisesti vaatii.
Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä, kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi (1) ääni.
Kannattajajäsenillä on puheoikeus, mutta ei äänioikeutta.
Yhdistyksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla. Muutoin päätökseksi tulee kokouksen puheenjohtajan kannattama mielipide.
9§ SÄÄNTÖMÄÄRÄISET SUKUKOKOUKSET
Yhdistyksen varsinaisessa sukukokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. kokouksen avaus,
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa,
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus,
4. hyväksytään edellisen kauden toimintakertomus,
5. hyväksytään edellisen kauden tilit ja päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille,
6. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksun suuruus,
7. valitaan hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle,
8. valitaan tilintarkastaja ja varatilintarkastaja, joiden toimikausi on sukukokousten välinen aika, kolme (3) vuotta,
9. päätetään muista kokouskutsussa ilmoitetuista asioista.
Kokouksen muun ohjelman tulee, mikäli mahdollista, liittyä yhdistyksen tarkoitusperiin.
10§ YHDISTYKSEN JÄSENLUETTELO
Yhdistyksen jäsenrekisteriä ylläpitää sihteeri. Jäsenrekisteriseloste on luettavissa yhdistyksen kotisivuilla ja saatavissa sihteeriltä.
Yhdistys ylläpitää sähköistä sukututkimusrekisteriä jonka ylläpitäjän hallitus valitsee. Sukututkimusrekisterin rekisteriseloste on luettavissa yhdistyksen kotisivuilla ja saatavissa sihteeriltä.
Rekisterit säilytetään ja suojataan ulkopuolisilta parhaiden käytäntöjen, hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
11§ SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN JA YHDISTYKSEN PURKAMINEN
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä sukukokouksessa vähintään kahden kolmasosan (2/3) enemmistöllä äänestyksessä annetuista äänistä.
Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Yhdistyksen purkautuessa sen varat käytetään maanpuolustuksen hyväksi purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla.
Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen.
